Was braucht es, um im Veranstaltungsmanagement erfolgreich zu sein?

Viele Menschen denken bei Eventmanagern an Hochzeits- oder Konzertplaner, aber der Bereich des Eventmanagements umfasst viel mehr als das. Bei einer gut geplanten Veranstaltung bemerken die Gäste vielleicht nicht die Arbeit eines Eventmanagers, aber bei einer chaotischen Veranstaltung würden sie den Mangel an Planung bemerken.

Pflichten eines Veranstaltungsmanagers

In seiner grundlegendsten Ausprägung ist Veranstaltungsmanagement der Prozess des Einsatzes betriebswirtschaftlicher und organisatorischer Fähigkeiten, um gesellschaftliche und geschäftliche Veranstaltungen zu konzipieren, zu planen und durchzuführen. Personen, die sich auf Veranstaltungsmanagement spezialisiert haben, arbeiten mit Budgets, Zeitplänen und Anbietern zusammen, um die bestmöglichen Veranstaltungen für ihre Kunden zu schaffen.

Viele Unternehmen nutzen Event-Management-Firmen, um ihre wichtigsten Meetings und andere Veranstaltungen zu koordinieren.

Veranstaltungsplaner haben viele verschiedene Berufsbezeichnungen, aber die Kernfunktionen ihrer Arbeit fallen alle in den Bereich des Veranstaltungsmanagements. Wenn Sie im Veranstaltungsmanagement arbeiten, sind Sie an der Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen für Unternehmen, Verbände, gemeinnützige Organisationen, Regierungen und gesellschaftliche Gruppen beteiligt.

Veranstaltungsmanagement erfordert starke organisatorische, budgetäre und kreative Fähigkeiten.

Planung und Verwaltung von Veranstaltungen

Ein Veranstaltungsmanager beginnt mit der Planung einer Veranstaltung, indem er sich mit dem Kunden trifft und Informationen über die Vorstellungen des Kunden von der Veranstaltung sammelt. Gemeinsam mit dem Kunden entwickelt sie ein Veranstaltungsbudget und bespricht das Gesamtkonzept oder das Thema.

Sobald das Budget steht, wird die Veranstaltungsleiterin das Konzept für die Veranstaltung fertigstellen, einen Veranstaltungsort und Verkäufer ausfindig machen und alle erforderlichen Genehmigungen, Erlaubnisse und Versicherungen einholen.

Wenn Redner für die Veranstaltung benötigt werden, wird das Veranstaltungsmanagementteam sich mit dem Kunden abstimmen, um diese zu engagieren. Wenn andere Extras, wie Parken und Transport, benötigt werden, wird das Team diese ebenfalls arrangieren.

Am Tag der Veranstaltung wird das Veranstaltungsmanagementteam vor Ort sein, um die Veranstaltung durchzuführen und alle auftretenden Probleme zu lösen. Im Anschluss an die Veranstaltung wird das Team alle verbleibenden Details klären und Feedback vom Kunden einholen.

Karrieren im Veranstaltungsmanagement

Der Arbeitsmarkt für Veranstaltungsmanager wächst, wobei einige Schätzungen davon ausgehen, dass der Bedarf an Veranstaltungsmanagern im nächsten Jahrzehnt um ein Drittel steigen wird.

Die meisten Menschen, die ins Veranstaltungsmanagement einsteigen, werden einen Bachelor-Abschluss benötigen. Erfahrung im Gastgewerbe oder Tourismusmanagement ist ebenfalls hilfreich. Ein erfolgreicher Veranstaltungsmanager ist ein echter Menschenfreund und verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.

Veranstaltungsmanagement-Teams arbeiten oft eng mit Teams für Öffentlichkeitsarbeit und mit Fachleuten aus dem Gastgewerbe an Veranstaltungsorten zusammen. Einige Eventmanagement-Fachleute reisen häufig, um Kunden an verschiedenen Orten zu betreuen, während andere sich auf das Management von Veranstaltungen in einem geografischen Gebiet konzentrieren.

Veranstaltungsplaner gegenüber Veranstaltungsmanager

Zu den Hauptaufgaben eines Planers gehört es, die Zeit während Ihrer Veranstaltungen zu erfassen, die vom Kunden festgelegte ordnungsgemäße Einrichtung zu gewährleisten, das Bedienungspersonal, die Catering-Liaison und andere Aufgaben im Zusammenhang mit dem Veranstaltungsort zu managen, die für den Erfolg der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung sind.

Veranstaltungsmanager hingegen begleiten Sie bei jedem Schritt. Sie orchestrieren alle Veranstaltungsdetails, kümmern sich um die Lieferanten, erstellen und verwalten Budgets und Zeitpläne, helfen bei Vertragsverhandlungen und managen den Auswahlprozess für den Veranstaltungsort.